Convegno medico-scientifico Medical-scientific conference

I convegni medici e scientifici sono tra gli eventi corporate più complessi: agende multi-traccia con sale capienze rigide, sessioni accreditate ECM, gestione poster, sponsor pharma con normative specifiche, riconoscimento crediti formativi, materiale scientifico pre/post evento. OAK EVENTS gestisce questo flusso end-to-end con strumenti pensati per il contesto medico-scientifico italiano.

Scenario tipico

• Dimensione: 500–2.500 partecipanti (medici specialisti, ricercatori, sponsor pharma)
• Durata: 2–3 giorni full-time
• Format: 3–6 sale parallele, 40–80 sessioni totali, 100–300 relatori
• Tipologie sessione: keynote, simposi, comunicazioni orali, poster session, workshop pratici, esami ECM
• Audience: pre-iscrizione obbligatoria con badge nominativo, conferma codice fiscale per ECM
• Sponsor: 10–50 espositori pharma con normative AIFA su content sponsorizzati

Sfide tipiche

• Tracking presenze ECM al minuto: ogni partecipante deve dimostrare di aver assistito a una % minima di sessioni per ottenere i crediti
• Gestione poster scientifici: caricamento poster da parte degli autori, peer review, visualizzazione in sala virtual gallery
• Materiali pre/post evento: paper, abstract, slide condivisi con permessi differenziati (open vs riservato a iscritti)
• Conformità AIFA: i contenuti sponsorizzati pharma vanno tracciati separatamente, con disclaimer obbligatori
• Esami ECM finali: questionari validati con punteggio minimo, attestato nominativo conforme alle specifiche del Ministero
• Multi-lingua: alcune sessioni in inglese (relatori internazionali), traduzione simultanea

Come OAK EVENTS lo gestisce

OAK EVENTS offre un modulo dedicato per convegni medico-scientifici che integra tutti i requisiti specifici del contesto italiano:

Tracking ECM al minuto: il check-in di ogni sessione registra entrata/uscita di ogni partecipante, calcola automaticamente la % di presenza richiesta per i crediti.

Gestione poster: pannello dedicato per autori con upload, status (in review/accepted/rejected), galleria virtuale navigabile per i partecipanti.

Attestati ECM nominativi: generazione automatica PDF firmato conforme alle specifiche del Ministero della Salute, con codice fiscale e crediti calcolati.

Conformità AIFA: separazione tra contenuti scientifici e contenuti sponsorizzati, badge differenziato per partecipanti che hanno acconsentito al contatto pharma.

Multi-lingua + traduzione: gestione sessioni multilingua, integrazione con servizi di traduzione simultanea.

Agenda multi-traccia con capienza sala, prenotazione, waiting list automatica.

Medical and scientific conferences are among the most complex corporate events: multi-track agendas with strict room capacities, ECM-accredited sessions, poster management, pharma sponsors with specific regulations, training credit recognition, pre/post-event scientific materials. OAK EVENTS handles this end-to-end with tools designed for the Italian medical-scientific context.

Typical scenario

• Size: 500–2,500 attendees (specialist doctors, researchers, pharma sponsors)
• Duration: 2–3 full-time days
• Format: 3–6 parallel rooms, 40–80 total sessions, 100–300 speakers
• Session types: keynote, symposia, oral communications, poster sessions, hands-on workshops, ECM exams
• Audience: mandatory pre-registration with named badge, tax ID confirmation for ECM
• Sponsors: 10–50 pharma exhibitors with AIFA regulations on sponsored content

Typical challenges

• Minute-precise ECM attendance tracking: each attendee must prove attendance to a minimum % of sessions to obtain credits
• Scientific poster management: poster upload by authors, peer review, virtual gallery display
• Pre/post-event materials: papers, abstracts, slides shared with differentiated permissions (open vs restricted)
• AIFA compliance: pharma-sponsored content tracked separately, with mandatory disclaimers
• Final ECM exams: validated questionnaires with minimum score, named certificate compliant with Ministry specifications
• Multi-language: some sessions in English (international speakers), simultaneous translation

How OAK EVENTS handles it

OAK EVENTS offers a dedicated module for medical-scientific conferences that integrates all Italian-specific requirements:

Minute-precise ECM tracking: each session check-in records entry/exit of every attendee, automatically calculates attendance % required for credits.

Poster management: dedicated panel for authors with upload, status (in review/accepted/rejected), virtual navigable gallery for attendees.

Named ECM certificates: automatic generation of signed PDF compliant with Ministry of Health specifications, with tax ID and calculated credits.

AIFA compliance: separation between scientific content and sponsored content, differentiated badge for attendees who consented to pharma contact.

Multi-language + translation: multilingual session management, integration with simultaneous translation services.

Multi-track agenda with room capacity, booking, automatic waiting list.