Agenda multi-traccia Multi-track agenda

Il modulo agenda di OAK EVENTS gestisce eventi con sessioni parallele in spazi diversi, dove ogni partecipante costruisce il proprio percorso individuale. Include prenotazione obbligatoria, gestione capienza sale, waiting list automatica e notifiche real-time per cambi.

Cosa fa

• Prenotazione sessioni: ogni partecipante seleziona le sessioni di interesse, validate per orario e capienza
• Capienza sala (cap): limite massimo per sessione (es. 80 posti), oltre il quale interviene la waiting list
• Waiting list automatica: in caso di disdetta, il primo in lista viene promosso e notificato
• Conflitti calendario: impossibile iscriversi a 2 sessioni sovrapposte nello stesso slot
• Agenda personalizzata: ogni partecipante vede solo le sue sessioni nella propria app/calendario
• Notifiche cambi: cambio sala o speaker comunicato push real-time a chi ha prenotato

Configurazione tipica

• Convegno medico-scientifico: 4–8 track parallele su 2–3 giorni, capienza 80–200 a sessione
• Sales kick-off internazionale: 3–5 breakout per regione, capienza variabile
• Convention multi-area: track tematici (HR, IT, Finance, Operations) con cap regionale
• Formazione aziendale modulare: percorsi differenziati per ruolo, prenotazione obbligatoria per CFP

Sfide tipiche risolte

La gestione multi-traccia è critica quando: gli organizzatori vogliono dimensionare catering/materiali per sessione, le sale hanno capienze rigide imposte da agibilità, i partecipanti non possono fisicamente essere in 2 posti, gli speaker hanno bisogno di sapere quanti li seguiranno. Senza un sistema strutturato, queste informazioni si perdono in fogli Excel disordinati e in cambiamenti last-minute non comunicati.

OAK EVENTS agenda module manages events with parallel sessions in different spaces, where each attendee builds their own individual path. Includes mandatory booking, room capacity management, automatic waiting list and real-time change notifications.

What it does

• Session booking: each attendee selects sessions of interest, validated for time and capacity
• Room capacity (cap): maximum limit per session (e.g., 80 seats), beyond which waiting list kicks in
• Automatic waiting list: on cancellation, first in line is promoted and notified
• Calendar conflicts: impossible to register for 2 overlapping sessions in the same slot
• Personalized agenda: each attendee sees only their sessions in their app/calendar
• Change notifications: room or speaker change pushed in real-time to booked attendees

Typical setup

• Medical-scientific congress: 4–8 parallel tracks over 2–3 days, capacity 80–200 per session
• International sales kick-off: 3–5 breakouts per region, variable capacity
• Multi-area convention: thematic tracks (HR, IT, Finance, Operations) with regional cap
• Modular corporate training: differentiated paths by role, mandatory booking for credits

Typical challenges solved

Multi-track management is critical when: organizers want to size catering/materials per session, rooms have strict capacities by occupancy rules, attendees can't physically be in 2 places, speakers need to know how many will attend them. Without a structured system, this information gets lost in messy Excel sheets and uncommunicated last-minute changes.