Check-in digitale

Il modulo check-in di OAK EVENTS gestisce l'accredito dei partecipanti in fase di ingresso a un evento corporate, fiera o convegno. Combina scansione QR, stampa badge on-demand, gestione walk-in e dati di presenza in tempo reale — il tutto con un'app mobile che gli operatori usano su tablet o smartphone, anche in modalità offline.

Cosa fa

  • Scansione QR del badge: 1–2 secondi per partecipante. Il QR è inviato via email/SMS pre-evento, oppure stampato on-site.
  • Stampa badge on-demand: il badge esce dalla stampante termica al momento della scansione, evitando scarti per no-show.
  • Walk-in: form rapido on-site per partecipanti senza pre-iscrizione, con stampa badge immediata.
  • Modalità offline: l'app continua a funzionare senza connessione e sincronizza appena torna la rete — critico per location con WiFi instabile.
  • Multi-postazione: più operatori in parallelo con sincronizzazione real-time del database presenze.
  • Dashboard presenza: l'organizzatore vede in tempo reale chi è arrivato, da quale zona, e il no-show rate aggiornato minuto per minuto.

Stampanti supportate

OAK EVENTS è integrato nativamente con le stampanti termiche più diffuse in ambito event management:

  • Zebra ZD420, ZD421, ZD620 (B&N e a colori)
  • Brother QL-820NWB, QL-1110NWB
  • Generiche compatibili EPL/ZPL via driver standard

I template badge sono completamente personalizzabili: logo evento, foto del partecipante, colori per zona/track, QR per lead retrieval degli espositori.

Benchmark di velocità

In condizioni operative reali, su eventi gestiti con OAK EVENTS osserviamo:

  • Scansione + stampa: 4–6 secondi per partecipante con stampa on-demand
  • Solo scansione (badge pre-distribuiti): 1–2 secondi per partecipante
  • Walk-in (form + stampa): 45–90 secondi per partecipante
  • Throughput massimo: 600–800 check-in/ora per postazione operativa

Sicurezza e privacy

Dati ospitati in Europa (data center in Italia/UE), conformi GDPR. Logging completo degli accessi per audit, possibilità di revoca badge real-time, doppio fattore opzionale per eventi ad alta sensibilità (lanci prodotto sotto NDA, eventi interni riservati).

Integrazione con il resto della piattaforma

Il check-in non è un modulo isolato: i dati di presenza alimentano automaticamente la gestione agenda multi-traccia, le Q&A live per riconoscere chi è in sala, la gamification per assegnare punti di partecipazione, e il post-evento per follow-up mirato.

OAK EVENTS check-in module manages attendee accreditation at the entry of corporate events, trade fairs and conferences. It combines QR scanning, on-demand badge printing, walk-in management and real-time attendance data — all via a mobile app that operators use on tablets or smartphones, even offline.

What it does

  • Badge QR scanning: 1–2 seconds per attendee. The QR is sent via email/SMS pre-event or printed on-site.
  • On-demand badge printing: the badge comes out of the thermal printer at scan time, avoiding waste from no-shows.
  • Walk-in: quick on-site form for attendees without pre-registration, with immediate badge printing.
  • Offline mode: the app keeps working without connectivity and syncs as soon as network returns — critical for venues with unstable WiFi.
  • Multi-station: multiple operators in parallel with real-time sync of the attendance database.
  • Attendance dashboard: the organizer sees in real time who has arrived, from which zone, and the no-show rate updated minute by minute.

Supported printers

OAK EVENTS is natively integrated with the most common thermal printers in event management:

  • Zebra ZD420, ZD421, ZD620 (B&W and color)
  • Brother QL-820NWB, QL-1110NWB
  • Generic EPL/ZPL compatible via standard driver

Badge templates are fully customizable: event logo, attendee photo, zone/track colors, QR for exhibitor lead retrieval.

Speed benchmarks

In real operating conditions, on events managed with OAK EVENTS we observe:

  • Scan + print: 4–6 seconds per attendee with on-demand printing
  • Scan only (pre-distributed badges): 1–2 seconds per attendee
  • Walk-in (form + print): 45–90 seconds per attendee
  • Maximum throughput: 600–800 check-ins/hour per operational station

Security and privacy

Data hosted in Europe (data center in Italy/EU), GDPR compliant. Full access logging for audit, real-time badge revocation, optional two-factor for high-sensitivity events (product launches under NDA, internal restricted events).

Integration with the rest of the platform

Check-in is not an isolated module: attendance data automatically feeds multi-track agenda management, live Q&A to recognize who is in the room, gamification to assign participation points, and post-event for targeted follow-up.

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