Lead retrieval Lead retrieval

Il modulo lead retrieval di OAK EVENTS abilita gli espositori a una fiera o evento B2B a scansionare i partecipanti per acquisire i dati di contatto. Sostituisce i biglietti da visita cartacei con un flusso digitale: scansione QR + qualificazione + export CRM automatico.

Cosa fa

• App espositore dedicata: app mobile separata da quella dei partecipanti, brandizzata col cliente
• Scansione QR: 1–2 secondi per partecipante, dati base catturati automaticamente
• Campi qualificazione personalizzabili: interesse prodotto, budget, timing, hot/warm/cold
• Note vocali: registrazione audio della conversazione (con consenso) per dettagli che non stanno nelle checkbox
• Export CSV o sync CRM: integrazione nativa con HubSpot, Salesforce, Pipedrive
• Lead deduplica: se lo stesso partecipante è scansionato da 2 espositori dello stesso cliente, dedup automatica

Analytics per organizzatori

• Top espositori: chi ha scansionato più lead
• Mappa di flusso: percorso del partecipante in fiera, tempo medio per stand
• Engagement per zona: aree visitate vs ignorate (per ottimizzare layout edizione successiva)
• Qualità lead aggregata: % lead qualificati hot su totale scansionati per espositore

Benefici misurati

Confronto rispetto ai biglietti da visita cartacei (dati osservati su fiere B2B gestite con OAK EVENTS):
- -85% tempo di data entry post-evento
- +40% follow-up entro 48h (i lead arrivano subito in CRM)
- Zero errori di trascrizione (dati strutturati)
- +25% lead qualificati hot (la qualificazione si fa sul momento, mentre il ricordo è fresco)
- Analytics aggregata per organizzatori: nuovo valore monetizzabile (vendere il report aggregato agli sponsor)

OAK EVENTS lead retrieval module enables exhibitors at trade fairs or B2B events to scan attendees to capture contact data. Replaces paper business cards with a digital flow: QR scan + qualification + automatic CRM export.

What it does

• Dedicated exhibitor app: mobile app separate from attendee app, branded with client
• QR scanning: 1–2 seconds per attendee, basic data captured automatically
• Customizable qualification fields: product interest, budget, timing, hot/warm/cold
• Voice notes: audio recording of the conversation (with consent) for details that don't fit checkboxes
• CSV export or CRM sync: native integration with HubSpot, Salesforce, Pipedrive
• Lead deduplication: if same attendee is scanned by 2 exhibitors from same client, automatic dedup

Analytics for organizers

• Top exhibitors: who scanned more leads
• Flow map: attendee path through the fair, average time per booth
• Engagement by area: visited vs ignored zones (to optimize next edition layout)
• Aggregated lead quality: % hot qualified leads vs total scanned per exhibitor

Measured benefits

Comparison vs paper business cards (data observed on B2B fairs managed with OAK EVENTS):
- -85% post-event data entry time
- +40% follow-up within 48h (leads land in CRM immediately)
- Zero transcription errors (structured data)
- +25% hot qualified leads (qualification happens on the spot, while memory is fresh)
- Aggregated analytics for organizers: new monetizable value (selling aggregated reports to sponsors)